文書保管てどういうことなのでしょう?

文書保管てどういうことなのでしょう?

文字が書いてある紙を保管する・・・昔の重要書類などは博物館に保管されています。

そのような物を文書保管というのでしょうか?

ちょっとしたメモ書きではないのは良く解ります。

書類に残さなくてはならなくて、かつ後々まで残さなくてはならないもの・・・歴史上の殿様の手紙とか、貴重な文献や、絵なども文書保管の中に入るのでしょうか・・・今は手紙のやり取りではなく、メールで伝えたいことは終わりにしてしまいます。

メールの中にも、保存しておきたい物もあります。

メールの場合はちょっと作業を誤ると消えてしまう場合があるので、慎重に行わなければなりません。

しかし、いつの間にか消えてしまっている事もあります。

何か間違って押してしまっている可能性もあります。

やはり、重要な文章は書いて残しておいた方が良いのかもしれません。

家の中でも「これは捨てられない、取っておこうと」思うものは多くあります。

そのような文章はファイリングして、取ってありますが、いつの間にか分厚くなっています。

どこに文書保管をする事が多いのでしょうか?

文書保管は今では企業などが重要書類を保管するために行っている場合が多いようです。

企業内の会議で決めたことを書類に残して、保管する。

きちんと整理整頓して、残しておけば何か必要な時に取り出して、調べる事もできます。

ある一定期間保存して後は処分してくれる企業もあるようです。

何が重要で、何が残さなければならないのか・・・同じ書類でも、重要度を分類しなければなりません。

分類するのは、会社の人が行うのでしょう。

部外者がやったのでは、どれが重要文章で、文書保管しなければならない物なのか、解りません。

また、機密が漏れてしまう可能性もあります。

会社に保存していては膨大な量になってしまい、保管する場所もありません。

そのため、倉庫を借りたり、保管会社を利用する企業が増えているようです。

どこに何を保管しているのか、あまりの量の多さに調べるのも大変そうです。

整理整頓をして、重要な文章は捨てないで、半永久的に保存しておくこともあるかもしれません。

文書保管をプロに任せる

どこで文書保管をしているのだろう?

どこに文書保管をする事が多いのでしょうか?

歴史の文献などは図書館とか、あまり多く出回っていないものは博物館にあるかもしれません。

大名から、他の大名に送った文書は、とても貴重です。

また、美術品、書なども貴重です。

歴史上の人物が描いた、書や美術品は保存が命です。

気圧、湿度、温度などを注意して、良い状態で文書保管しなければなりません。

このような、昔の物はたいてい紙に書かれているので、カビが生えないように、虫食いが広がらないように、注意しなければなりません。

紙も今のような紙ではなく和紙であったようですし、虫が湧いてしまっては、文字も絵も、見えなくなってしまいます。

古い物は劣化も進むでしょう・・・紙が黄ばんだり、ボロボロになってしまったり、細心の注意が必要です。

そのような場合、普通の家で保管するのは無理です。

美術館、博物館、などのような特別な場所でないと、保管は難しいでしょう。

きっと、素手では持たず、大事に手袋などをして、大切に扱っている事だと思います。

倉庫で文書をほかんできるの?

文書保管をする場所としては思い浮かべるのは倉庫があげられます。

情報が他に漏れないようにセキュリティーの整った施設でないと保管できないので、文書保管専門の倉庫がなくてはならないでしょう。

文書保管したいものがあれば、Webから簡単にアクセスする事ができます。

荷物をお預かりに伺ったり、保管場所に配送できるシステムがあるので、文章を段ボールなどの箱に入れ、梱包すれば、後は簡単に保管できるのです。

人に知られないように永久に保管することも可能でしょうし、自分が亡くなったら処分してくれるようにお願いしたり、処分しないで、自宅やある場所に発送してもらえる事もできるかもしれせん。

まるでタイムカプセルのようです。

そこまで、ドラマチックでなくても、ある一定期間を過ぎれば、処分してもらえる事もできます。

また、倉庫以外でも、情報を入力すると、そのまま保存し、文章を保管することができるサービルもあります。

このように保管すれば、紙ではないので、かさばりませんし劣化もしません。

情報が漏れるのを注意するだけで良いのです。

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